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8種信函寫作要點大總結

1.信的基本類型

英文書信主要分為兩大類：私人信函和公務信函。私人信函是指與朋友、家人之間的往來書信，其內容比較自由，只需要包括以下幾個部分即可：日期、稱呼、正文、落款。公務信函類型多樣，應用范圍非常廣泛，屬正式文體，包括求職信、辭職信、拒聘信、詢問信、復詢信、留學和獎學金申請信、投訴信、答復賠償信等。此類信件的共同特點是：1.內容明確，不可漫無目標；2.措辭誠懇，坦然，不能感情夸張；3.語言清晰、簡潔、有禮。從形式上看應該側重考查公務信函，因為只有此類信函才需用到書面語的正式語體。

2.各類信函的內容要點

以下主要針對公務信函，介紹幾種常見信函的基本特點。對于其他不同功能的信件，考生可以根據本書的介紹做到舉一反三。在備考階段，考生應熟悉各類信函的書寫模式及常用話語并加強練習。

（1）求職信（Letters of Applying for a Job）

通常包含三個部分：a)引言部分寫明寫信原因、具體謀求的職位、獲得申請信息的來源（如：報紙廣告、熟人介紹）等。b)發展部分敘述自己能夠勝任該職位所具備的條件，包括教育背景、工作經歷、社會實踐等。這部分內容要具體，不要空洞游說或者列舉，用事實說服會更有力。C)結尾部分再次表達對職位的渴望，爭取面試機會。如請求及時回信、希望當面洽談、提供進一步接觸的聯系方式或指出附件中有相關的證明文件等。

求職信的語言應嚴謹、規范、得體。其常用套語有：

引言：I am writing to apply for the post of... advertised in...

In answer to your advertisement in... for the post of... , I would like to apply for...

I have learned from... (sb) of your opening/vacancy for... (job), and am therefore writing to apply for the post.

發展：I am now a senior student in (Department) of (University), and I expect to graduate in (date) with a degree in (discipline).

I receive my (degree) in  (subject) from (name of university) in (date).

Since graduation, I have been working with (name of company/organization) as (job title)

I was awarded the prize of (title) in (month/year) for (eg. good performance in  etc.)

I am confident that my academic training has prepared me to handle the job.

結尾：Enclosed are testimonials from my university teacher and my present employer.

If these meet your requirements, please grant me an interview.

（2）辭職信（Letters of Resignation）

正式的辭職信應具備以下要素： a)受理者恰當的稱呼； b)辭職決定及其理由（如：未受公司重用或尊重，健康、家庭或個人原因，另覓一份更適合自己的工作等）； c)緩和氣氛的語句，如對原單位所給予工作機會以及提供的工作經歷表示感謝，對因自己辭職而給對方帶來的不便表示歉意，表達對原單位的良好祝愿等等。

需要注意的是：避免負面評論。不論什么原因，不要對你的公司政策、老板、管理人員、同事做任何負面評價。

常用套語如下：

稱呼：Dear Mr. Smith

（5）投訴信

投投訴信是因為對服務、商品等不滿而向諸如商店、廠家、消費者協會等相關負責機構寫的信件。寫此類信件時候，應注意寫信的目的不僅僅是表示不滿，更重要的是讓對方了解并解決你所遇到的問題。因此投訴信的內容可包括：

1)反映問題。比如應具體說明什么質量問題，并提供確切的發票，問題的內容要明確而具體。

2)說明由此問題所帶來的不便、比如時間或精神上的損失等，內容要實事求是。

3)提出解決方案，賠償方法和方式等，所提出的要求要合理。

4)結尾既要提出希望，比如要求對方盡快解決問題，同時又要為對方做出的努力表示感謝，這樣對方才可能以積極的態度處理并解決你的問題。

投訴信的語氣要堅決，但注意禮貌用詞，不宜過分尖銳，敘述問題時用過去時態。其常用套語有：

引言：I am returning... which I bought from your store in... (time).

I must complain about...

發展：This has put us to great inconvenience.

Therefore, I am returning... and would greatly appreciate if you could replace it.

結尾：We hope that you will understand our expectation of the compensation for our damaged goods.

I would be grateful if this matter would have your immediate attention.

Having been given your excellent reputation, I am sure you will do everything possible to...

（6）建議信

建議信是寫信人希望對解決問題有所幫助而向相關部門或者個人寫的信件，其主要目的是提出自己的意見，希望對方能夠采納并采取相應行動。為了達到交際目的，所提建議要合理、可行、容易讓對方接受。除此之外還需要注意語氣要和善，要與對方拉近距離而不可盛氣凌人。

建議信的內容一般包括：1）提出亟待解決的問題；2） 分析造成問題的原因；3）提出解決辦法。

常用套語有：

提出問題：It seems that … (not have desired effects, not have obtained the full attention; be not satisfactory/ perfect; have harmful/ deadly/ serious/negative effects)

I am …(deeply/ really/ seriously/ terribly/greatly) concerned / worried / sad / confused about…

分析原因：Currently, … especially … ;Therefore,… ;This leads to…;  one of the factors is …;

It is understood that if…it will….

提出解決方法：In order to combat the growing problem of… , … should reduce/ increase/ ensure…; I think it would be more beneficial if you could….; I think it would be helpful to….

（7）道歉信

道歉信是寫信人對未盡之事向收信人表示歉意。所有道歉信都需要注意的是：解釋的理由要真實而詳細，態度要誠懇、語言要誠摯，從而使收信人理解，并達到最終諒解。道歉信的內容可包括：1）表示歉意并說明道歉的事因；2）解釋自己的難處或苦衷；3）請求原諒或提出補救的方法。

常用套語有：

表達歉意：There's no excuse for … I forgot to ….

I am indeed very sorry for …, but believe I had no intention to…

Here is my deepest apology for ...

Please forgive me for …

解釋苦衷：The fact is that I had …/ Unfortunately I …/ I had a small accident …/ I have some urgent business to deal with  My behavior yesterday was inexcusable, and I must tell you how …

請求原諒提出補救方法：I want you to know how badly feel about… and to assure you that it will not happen again.

I realize that particular… is irreplaceable, but I hope you will use the enclosed check to purchase a similar one.

I hope this situation can be mended to everyone's satisfaction.

I can only hope you will forgive … on my part.

（8）感謝信

感謝信的目的是感激對方為自己的付出，感激之情要傳達得真摯自然，不要刻意夸大。感謝信所涉及的內容多種多樣，比如可以感謝對方替自己做了一件事情，在自己痛苦時安慰了自己，出席了自己的宴會等等。其內容包括：1）表達感激之情2）回顧事情的經過 3）肯定對方幫助的價值以及對自己的影響，表達自己回報的愿望。

常用套語有：

表達感激之情：Thanks so much for…；Abundant thanks to … for…

I'm writing to express my heartfelt thanks for …

On behalf of my whole family, I wish to extend our heartfelt thanks for all the trouble you had taken in …I must write to thank you for inviting me to…

肯定對方幫助的價值及影響：You will never know how much we appreciated your kind and practical help. Your …meant more than I can express in words. Nothing can be more precious for me than your…

表達回報的愿望：I hope I can return the favor someday … Do call on me if I can ever return the favor.

感謝信中比較特殊是求職者面試后給面試官寫的信。此類感謝信的內容不只是感謝，而是一般感謝信和求職信的結合。其主要內容包括：（1）感謝對方給你面談的機會，并注明你面試的時間和所求的職位；（2）說明你對該公司、該職位的興趣，強調你的知識與技能符合公司的需要，表示自己能為公司的發展做出貢獻。也可以補充說明或澄清在面談中忽略或沒有講明的問題（3）重申你對該職位的興趣，主動提供更多的材料，表示期待他們的消息。