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控制

第一節(jié) 控制的含義與類型

一、控制的含義

控制是要確保組織的所有活動與組織的目標(biāo)和計劃相一致，從而使得活動更加有效的管理活動

從行政管理的角度來看，控制職能具有垂直性和強制性的特點 控制的功能：

1、對組織環(huán)境的變化作出迅速反應(yīng)

2、協(xié)調(diào)組織行為

3、提供修改計劃的依據(jù)

所謂控制，就是按照計劃標(biāo)準(zhǔn)衡量計劃的完成情況和糾正計劃執(zhí)行中的偏差，以確保計劃目標(biāo)的實現(xiàn)，或適當(dāng)修改計劃，使計劃更加適合于實際情況。

控制是監(jiān)視各項活動，保證組織計劃與實際運行狀況動態(tài)適應(yīng)的管理職能。

控制工作就是按照計劃標(biāo)準(zhǔn)衡量計劃的完成情況和糾正計劃執(zhí)行的偏差，以確保計劃目標(biāo)的實現(xiàn)，或適當(dāng)修改計劃，使計劃更加適合于實際情況。

在現(xiàn)代管理活動中，管理控制工作的目標(biāo)主要有兩個：

（1）限制偏差的累積。

一般來說，工作中出現(xiàn)偏差是不可避免的。但小的偏差失誤在較長時 間里會積累放大并最終對計劃的正常實施造成威脅。因此管理控制應(yīng)當(dāng)能夠及時地獲取偏差信息。

（2）、適應(yīng)環(huán)境的變化

制定出目標(biāo)到目標(biāo)實現(xiàn)前，總是需要相當(dāng)一段時 間。在這段時 間，組織內(nèi)部的條件和外部環(huán)境可能會發(fā)生一些變化。需要構(gòu)建有效的控制系統(tǒng)幫助管理人員預(yù)測和把握這些變化，并對由此帶來的機會和威脅作出反應(yīng)。

管理控制的特點都有哪些？

1、管理控制具有整體性。這包括兩層含義：一是管理控制是組織全體成員的職責(zé)，二是控制的對象是組織的各方面；

2、管理控制具有動態(tài)性；標(biāo)準(zhǔn)、方法不能固定不變，應(yīng)動態(tài)，提高適應(yīng)性及有效性；

3、管理控制是作為人的控制并有人來控制：首先是對人的控制，要靠人來完成執(zhí)行；

4、管理控制是提高職工能力的重要手段：不僅是監(jiān)督，更重要的是指導(dǎo)和幫助。

除了目的性這一突出的特點外，管理控制還具有以下幾個特點：

（1）管理控制具有整體性

（2）管理控制具有動態(tài)性

（3）管理控制是對人的控制并由人執(zhí)行控制

（4）管理控制是提高職工工作能力的重要手段

二、控制的類型

（一）事前控制、現(xiàn)場（過程）控制和事后控制

1、事前控制

2、現(xiàn)場（過程）控制

3、事后控制

（二）直接控制和間接控制

1、間接控制。所謂間接控制是通過建立控制系統(tǒng)對被控制對象進行的控制。缺點是滯后性。

2、直接控制。直接控制是相對于間接控制而言的，它通過提高主管人員的素質(zhì)來進行控制工作。

（三）任務(wù)控制、管理控制和戰(zhàn)略控制

任務(wù)控制也稱為運營控制，主要是針對基層生產(chǎn)作業(yè)和其他業(yè)務(wù)活動進行的。

管理控制是一種財務(wù)控制，即利用財務(wù)數(shù)據(jù)來觀測組織的活動狀況，以此考核各成員單位的工作成績，控制其運行行為。

戰(zhàn)備控制是對戰(zhàn)略計劃實現(xiàn)程度的控制。

三、有效控制的要求

（一）適時控制

（二）適度控制

1、防止過度控制或控制不足

2、全局統(tǒng)籌，突出重點

3、適度控制是要求控制具有經(jīng)濟上的合理性

（三）客觀控制

（四）彈性控制

控制的類型：根據(jù)控制獲取的方式和時點的不同而將管理控制劃分為前饋控制、現(xiàn)場控制和反饋控制三類：

前饋控制是在工作正式開始前對工作中可能產(chǎn)生的偏差進行預(yù)測和估計并采取防范措施，將可能的偏差消除于產(chǎn)生之前。

簡述前饋控制的優(yōu)點及其困難

答：前饋控制的優(yōu)點有：

由于在工作開始之前進行，避免了事后控制對已鑄成的差錯無能為力的弊端。

由于是在工作開始之前針對某項計劃行動所依賴的條件進行控制，不是針對具體人員，因而不易造成對立面的沖突，易于被職工接受并付諸實施。

前饋控制的困難在于：需要及時和準(zhǔn)確的信息，并要求管理人員充分了解前饋控制因素與計劃工作的影響關(guān)系。

一、預(yù)先控制：

工作開始前對偏差進行預(yù)測和估計，并防范（如規(guī)章制度的制定）

1、優(yōu)點：

1）可防患于未然；

2）適用于一切領(lǐng)域所有工作；

3）針對條件的控制，不對人，易于被接受并實施；

2、缺點：

1）大量準(zhǔn)確信息；

2）對過程了解；

3）及時了解新情況及問題；

在工作正在進行中所施與的控制，叫現(xiàn)場控制，也稱為同步控制或同期控制。

簡述現(xiàn)場控制及其類型。

答：在工作正在進行的過程中進行控制，叫做現(xiàn)場控制。它有監(jiān)督和指導(dǎo)兩項職能。

監(jiān)督是指按照預(yù)定的標(biāo)準(zhǔn)檢查正在進行的工作，以保證目標(biāo)的實現(xiàn)。

指導(dǎo)是指管理者針對工作中出現(xiàn)的問題，根據(jù)自己的經(jīng)驗指導(dǎo)下屬改進工作，或與下屬共同商討矯正偏差的措施以便使工作人員能夠正確地完成所規(guī)定的任務(wù)。

二、現(xiàn)場控制：

工作進行中（管理者親臨現(xiàn)場）主要職能：監(jiān)督：按預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)檢查；指導(dǎo)：據(jù)自己經(jīng)驗指導(dǎo)，或共同商討解決；

優(yōu)點：有指導(dǎo)職能，可提高工作能力及自我控制能力；

缺點：1）受管理者時 間、精力、業(yè)務(wù)水平的制約；2）現(xiàn)場控制的應(yīng)用范圍較短；2、易形成心理上的對立；

因此不可能成為日常性的控制辦法，只能是其他方法補充。

簡述現(xiàn)場控制的弊端。

答：1）容易受到管理者時 間、精力、業(yè)務(wù)水平的制約。

2）應(yīng)用范圍較窄。

3）容易在控制者和被控制者之間形成對立。

反饋控制是在工作結(jié)束或行為發(fā)生之后進行的控制，故常稱為事后控制。

（傳統(tǒng)的控制方法多屬于事后控制！）

三、事后控制：

工作結(jié)束之后進行的控制（不合格產(chǎn)品進行修理）注意力集中于結(jié)果上，矯正今后活動。

優(yōu)點：總結(jié)規(guī)律，為進一步實施創(chuàng)造條件，實現(xiàn)良性循環(huán)，提高效率；

最大弊端：實施措施前，偏差已產(chǎn)生。

有效的控制工作一般由三個方面的工作組成：

（1）建立控制標(biāo)準(zhǔn)

（2）衡量偏差信息

（3）采取矯正措施

控制工作的基本要素有哪些？

1、控制標(biāo)準(zhǔn)：是前提，依據(jù)和尺度；

2、偏差信息：與標(biāo)準(zhǔn)要求偏離的信息，是工作的重要環(huán)節(jié)；

3、矯正措施：據(jù)信息分析原因，采取行動；目的：糾正偏差，保證計劃順利進行

從邏輯關(guān)系上說，制定計劃本身實際上構(gòu)成控制過程的第一步。但由于計劃相對來說都比較概要，不可能對組織運行的各方面都制定出非常具體的工作標(biāo)準(zhǔn)。一般來說，計劃目標(biāo)并不可能直接地用作控制的標(biāo)準(zhǔn)。因此，需要將制定專門的控制標(biāo)準(zhǔn)作為管理控制過程的開始。

四、有效控制的原則

為了使控制工作做的更加切實有效，這里對管理控制中一般需要注意的幾條原則概括如下：

1、控制應(yīng)該同計劃與組織相適應(yīng)

2、控制應(yīng)該突出重點，強調(diào)例外

3、控制應(yīng)該具有靈活性、及時性和經(jīng)濟性的特點

4、控制過程中應(yīng)避免出現(xiàn)目標(biāo)扭曲的問題

5、控制工作應(yīng)注意培養(yǎng)組織成員的自我控制能力

（一）、控制應(yīng)該同計劃與組織相適應(yīng)：

1、 不同計劃不同特點：

控制所需信息各不相同；

2、控制應(yīng)當(dāng)反映組織結(jié)構(gòu)類型和狀況，并有健全的組織結(jié)構(gòu)來保證；

控制必須由健全的組織結(jié)構(gòu)來保證的含義是什么？

答：1）渠道暢通：要能在組織中將反映實際情況和工作狀態(tài)的信息迅速地上傳下達，保證聯(lián)絡(luò)渠道的暢通。

2）責(zé)權(quán)分明：要做到責(zé)權(quán)分明，使組織結(jié)構(gòu)中的每個部門、每個人都能切實擔(dān)負起自己的責(zé)任。

（二）、控制應(yīng)當(dāng)突出重點，強調(diào)例外：

1、控制要突出重點：

不可能面面俱到，找出最能反映體現(xiàn)成果的關(guān)鍵因素控制；

2、控制應(yīng)強調(diào)例外：

1）、著重于意外：可集中精力解決問題；

2）、對例外的重視程度：不僅依大小而定，要考慮實際情況；

3）、必須與關(guān)鍵問題結(jié)合起來；

（三）、控制應(yīng)具有靈活性、及時性和經(jīng)濟性的特點：

1、靈活性：控制系統(tǒng)能適應(yīng)主客觀的變化，持續(xù)地發(fā)揮作用，與計劃一同變動；

2、及時性：要注意信息收集和傳遞必須及時，才能及時糾偏，否則不起作用，甚至消極作用

3、堅持適度性，注意成本：投入也大未必導(dǎo)致計劃更順利地實施是；

四、控制應(yīng)具有客觀性，精確性和具體性的特點：客觀性只是實事求是，精確性指信息無誤，具體性指盡量具體說明；

五、控制工作應(yīng)注重培養(yǎng)組織成員的自我控制能力：

控制工作注重培養(yǎng)組織成員的自我控制能力有哪些好處

優(yōu)點：

1）、有助于發(fā)揮職工積極性及創(chuàng)造性；

2）、減輕管理人員負擔(dān)；減少企業(yè)控制費用的支出

3）、有助于提高控制的及時性和準(zhǔn)確性；

這并不意味對職工放任自流，工作目標(biāo)應(yīng)服從于總體目標(biāo)，并有助于其實現(xiàn)。

第二節(jié) 控制的標(biāo)準(zhǔn)及制定方法

一、標(biāo)準(zhǔn)及其形式

二、制定控制標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的原則

1、反映計劃要求的原則

2、控制關(guān)鍵點原則

3、體現(xiàn)控制趨勢的原則

4、組織適宜性原則

5、控制的例外原則

三、控制標(biāo)準(zhǔn)的制定方法

1、確定控制對象

（1）對外部環(huán)境變化的預(yù)期和對發(fā)展趨勢的把握

（2）資源投入

（3）員工的活動

2、選擇控制重點

3、制定標(biāo)準(zhǔn)的方法

（1）統(tǒng)計方法

（2）經(jīng)驗評估法

（3）工程標(biāo)準(zhǔn)法

制定控制標(biāo)準(zhǔn)

一 控制標(biāo)準(zhǔn)的實質(zhì)和要求

制定控制標(biāo)準(zhǔn)是控制工作的起點。

什么樣的控制才是有效的，它應(yīng)滿足如下基本特征的要求：

（1）簡明性 （2）適用性

（3）一致性 （4）可行性

（5）可操作性 （6）相對穩(wěn)定性

（7）前瞻性

簡述工業(yè)企業(yè)常用的控制標(biāo)準(zhǔn)。

答：

1）時 間標(biāo)準(zhǔn)。如工時、交貨期等。

2）數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)。如產(chǎn)品數(shù)量、廢品數(shù)量等。

3）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如產(chǎn)品等級、合格率等。

4）成本標(biāo)準(zhǔn)。如單位產(chǎn)品成本等。

二 制定控制標(biāo)準(zhǔn)的過程和方法

（一）確立控制對象

進行控制首先遇到的問題是“控制什么”，一般地，影響組織目標(biāo)成果實現(xiàn)的主要因素有：

（1）環(huán)境特點及其發(fā)展趨勢

（2）資源投入

（3）活動過程

（二）選擇關(guān)鍵控制點

對關(guān)鍵點的選擇，一般應(yīng)統(tǒng)籌考慮如下三個方面：

（1）會影響整個工作運行過程的重要操作與事項。

（2）能在重大損失出現(xiàn)之前顯示出差異的事項。

（3）若干能反映組織主要績效水平的時 間與空間分布均衡的控制點。

（三）制定控制標(biāo)準(zhǔn)

控制標(biāo)準(zhǔn)可分為定量標(biāo)準(zhǔn)和定性標(biāo)準(zhǔn)兩類。

任何一項具體工作的衡量標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)該從有利于組織目標(biāo)實現(xiàn)的總要求出發(fā)來加以制定，制定控制標(biāo)準(zhǔn)常用的方法有：來源：考試大

（1）統(tǒng)計計算法

（2）經(jīng)驗估計法

（3）工程方法

簡述控制標(biāo)準(zhǔn)的制定要求。

答：1）便于對各部門的工作進行衡量。

2）有利于組織目標(biāo)的實現(xiàn)。

3）應(yīng)與未來的發(fā)展相結(jié)合。

4）應(yīng)盡可能體現(xiàn)出一致性。

5）應(yīng)是經(jīng)過努力可以達到的。

6）應(yīng)具有一定的彈性。

制定標(biāo)準(zhǔn)的方法有哪幾種？

1、利用統(tǒng)計方法來確定預(yù)期結(jié)果：統(tǒng)計性標(biāo)準(zhǔn)，也叫歷史性標(biāo)準(zhǔn)，是以分析反映企業(yè)經(jīng)營在各個歷史時期狀況的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)來為未來活動建立的標(biāo)準(zhǔn)。歷史性標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)計資料作為某項工作確定標(biāo)準(zhǔn)具有簡便易行的好處，但是據(jù)此制定的工作標(biāo)準(zhǔn)可能低于同行業(yè)的卓越水平，甚至是平均水平

2、根據(jù)經(jīng)驗和判斷來估計預(yù)結(jié)果，根據(jù)評估建立標(biāo)準(zhǔn)：要注意利用各方面的管理人員的知識和經(jīng)驗，綜合大家的判斷，列出一個相對先進合理的標(biāo)準(zhǔn)。

3、工程（工作）標(biāo)準(zhǔn)：工程（工作）標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)通過對工作情況地形客觀地定量分析來制定的。

第三節(jié) 衡量實際工作

一、對照與衡量

1、衡量必須與標(biāo)準(zhǔn)直接相關(guān)，通過衡量成績，檢驗標(biāo)準(zhǔn)的客觀性和有效性

2、樣本具有代表性

3、衡量的可靠性

4、信息的適用性

5、確定適宜的衡量頻度

二、衡量的方法

三、建立管理信息系統(tǒng)

維納對信息的定義為：“信息是人們適應(yīng)外部世界并且使這種適應(yīng)反作用于世界的過程中，同外部世界進行交換的內(nèi)容的名稱。”

信息特性：

事實性、等級性、可壓縮性、擴散性、傳輸性、共享性、存儲性、加工處理性等

管理信息不同層次可以分為計劃信息、控制信息、作業(yè)信息

第三節(jié) 衡量實際工作

假如企業(yè)經(jīng)營活動中的偏差都能在產(chǎn)生之前就被發(fā)現(xiàn)，管理者就可以預(yù)先采取必要的措施，并取得良好的效果。這是一種理想的控制與糾偏的方式，但并非所有的管理人員都有卓越的見識能預(yù)估出問題，在客觀條件的限制下，最滿意的控制方式就是：必要的糾偏行為能在偏差產(chǎn)生之后迅速采取。為此，要求管理者及時掌握能夠反映偏差是否產(chǎn)生并能判定其嚴重程度的信息。

一 、確立適宜的衡量方式

（1）衡量的項目

（2）衡量的方法

（3）衡量的頻度

（4）衡量的主體

信息要能有效的服務(wù)于管理控制工作，需要符合以下三項基本要求：

（1）信息的及時性

（2）信息的可靠性

（3）信息的適用性

（對信息的這三個基本要求要深入體會）

簡述管理人員獲得控制信息的方法。

答：1）親自觀察。

2）分析報表資料。

3）召開會議。

4）抽樣調(diào)查。

衡量工作成效是以預(yù)定的標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)來進行的，這就出現(xiàn)了一個問題：偏差到底是執(zhí)行中出現(xiàn)問題還是標(biāo)準(zhǔn)本身存在問題呢？

檢驗標(biāo)準(zhǔn)的客觀性和有效性，是要分析對標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況的測量能否取得符合控制需要的信息。